Dans le contexte de la copropriété divise au Québec, la gestion efficace d’un syndicat repose généralement sur deux piliers : le conseil d’administration, composé de copropriétaires élus, et le gestionnaire de copropriété, souvent un professionnel mandaté. Bien que leurs rôles soient complémentaires, leurs responsabilités légales sont distinctes. Comprendre cette distinction est essentiel pour assurer une gouvernance saine, conforme à la Loi sur le bâtiment et au Code civil du Québec.
Les responsabilités de l’administrateur (membre du conseil d’administration)
1. Représentation légale du syndicat
Selon l’article 1084 C.c.Q., le conseil d’administration agit comme le représentant légal du syndicat des copropriétaires. À ce titre, il prend les décisions stratégiques au nom de l’ensemble des copropriétaires.
2. Obligation de diligence, loyauté et transparence
Les administrateurs ont des obligations fiduciaires, notamment :
- Agir avec prudence, honnêteté et loyauté (art. 322 et 1375 C.c.Q.) ;
- Éviter tout conflit d’intérêts (art. 323 C.c.Q.) ;
- Rendre compte annuellement aux copropriétaires, notamment en déposant les états financiers et en convoquant l’assemblée annuelle.
3. Surveillance et approbation des budgets
Ils doivent préparer le budget annuel, approuver les états financiers, gérer les cotisations et autoriser les dépenses significatives.
4. Mise en œuvre du carnet d’entretien et du fonds de prévoyance
Depuis l’entrée en vigueur de la Loi 16, les administrateurs doivent veiller à :
- Tenir à jour un carnet d’entretien basé sur l’état du bâtiment ;
- Planifier les contributions au fonds de prévoyance selon une étude actuarielle ou technique obligatoire.
5. Nommer ou congédier un gestionnaire
Le conseil peut confier l’exécution de certaines tâches à un gestionnaire de copropriété, tout en demeurant responsable des décisions prises.
Les responsabilités du gestionnaire de copropriété
Le gestionnaire de copropriété agit comme un mandataire du syndicat, dans le cadre d’un contrat de service. Ses fonctions varient selon l’étendue du mandat, mais incluent généralement :
1. Gestion administrative
- Rédaction et envoi des convocations aux assemblées ;
- Tenue des procès-verbaux et suivi des résolutions ;
- Gestion des dossiers administratifs et contractuels.
2. Gestion financière
- Suivi des cotisations (charges communes) ;
- Paiement des fournisseurs ;
- Suivi budgétaire et rapports mensuels au conseil.
3. Gestion opérationnelle
- Entretien courant des parties communes ;
- Suivi des contrats de service (conciergerie, entretien, etc.) ;
- Réception et traitement des demandes des copropriétaires.
4. Support à la conformité réglementaire
- Veille à l’application du règlement de l’immeuble ;
- Préparation des documents pour les vérifications légales (Loi 16, déclaration de copropriété, etc.) ;
- Coordination des études de fonds de prévoyance ou inspections obligatoires.
Important : Le gestionnaire n’est pas un décideur, il exécute les décisions du conseil d’administration. En cas de faute, la responsabilité revient en premier lieu au syndicat ou à l’administrateur concerné, selon le contexte (réf. : art. 1457 C.c.Q. et jurisprudence connexe).
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