Que ce soit lors de la transition du promoteur aux copropriétaires ou d’un changement de mode de gestion (externe vers interne ou hybride), reprendre la gestion d’un syndicat exige une planification rigoureuse. Voici les étapes essentielles et les références légales pour assurer une reprise conforme, efficace et durable.
1. Reprise du syndicat lors de la fin de l’administration provisoire
Contexte :
Lorsque le promoteur vend des unités en copropriété, il agit initialement à titre d’administrateur provisoire. Ce rôle transitoire prend fin dès que les copropriétaires détiennent plus de 50 % des voix de l’ensemble des fractions (art. 1104 C.c.Q.).
Étapes clés :
a) Convocation de l’assemblée de transition
Le promoteur doit convoquer une assemblée spéciale dans les 90 jours suivant la perte de majorité (art. 1104 al. 2 C.c.Q.). Cette assemblée permet :
- D’élire un nouveau conseil d’administration permanent ;
- De remettre les documents légaux aux nouveaux administrateurs.
b) Remise des documents obligatoires
Le promoteur doit transférer :
- Les états financiers (prévisionnels et réels) ;
- Les contrats signés au nom du syndicat ;
- Le règlement de l’immeuble ;
- Les plans, garanties, et carnet d’entretien ;
- Tout autre document pertinent (
art. 1104.1 C.c.Q.et jurisprudence).
c) Vérification des comptes
Une vérification indépendante des finances provisoires est recommandée (et souvent exigée par le conseil élu). Elle permet d’évaluer :
- La conformité des dépenses ;
- Les cotisations réellement perçues ;
- Les engagements pris (entretien, contrats, assurances).
2. Transition d’une gestion externe à une gestion interne ou hybride
Contexte :
Plusieurs syndicats choisissent de mettre fin à leur contrat avec un gestionnaire externe pour opter pour :
- Une gestion interne (assurée par les administrateurs) ;
- Ou une gestion hybride, avec des outils comme Cohabit et des services à la carte.
Étapes à suivre :
a) Analyse du contrat de gestion
Avant toute chose :
- Vérifiez les modalités de résiliation : délais, pénalités, transmission de données ;
- Consultez un avocat si nécessaire pour assurer un désengagement conforme.
b) Mise à jour des outils et responsabilités
- Identifier les outils et données nécessaires à reprendre : comptabilité, courriels, carnet d’entretien, documents partagés, etc.
- Mettre en place une plateforme de gestion interne ou hybride (comme Cohabit) ;
- Répartir les rôles au sein du conseil d’administration (président, secrétaire, responsable des finances, entretien, etc.).
c) Formation et transfert de connaissances
- Planifier un accompagnement ou une formation par le gestionnaire sortant (si possible) ;
- Utiliser des ressources spécialisées (ex. RGCQ, guides du gouvernement) pour outiller les administrateurs ;
- Intégrer un système de gouvernance : échéancier légal, résolutions types, modèle de budget, calendrier d’entretien.
3. Vérifications à effectuer après la transition
Indépendamment du type de reprise (promoteur ou gestionnaire externe), le nouveau conseil doit :
- Faire auditer les états financiers récents ;
- Vérifier les contrats en cours : clauses de renouvellement automatique, engagements ;
- Analyser les obligations légales à jour : Loi 16, Loi 122, immatriculation, fonds de prévoyance, carnet d’entretien ;
- Réviser le règlement d’immeuble pour s’assurer qu’il est conforme aux besoins du syndicat et à la loi.
4. Outils pour assurer une bonne gouvernance
Voici les principaux éléments à mettre en place ou actualiser :
- Tableau de bord des obligations légales (Loi 16, fonds de prévoyance, immatriculation au Registraire des entreprises, déclaration annuelle) ;
- Modèle de budget prévisionnel et suivi des transactions ;
- Carnet d’entretien basé sur l’Uniformat II ;
- Historique des décisions (résolutions, procès-verbaux, échéances) ;
- Communication centralisée avec les copropriétaires (portail sécurisé, infolettres, service).
Cohabit : la solution pour une reprise structurée et durable
Que vous repreniez le syndicat à la suite d’un promoteur ou que vous mettiez fin à un contrat de gestion externe, Cohabitvous offre une structure prête à l’emploi pour :
- Centraliser vos documents, tâches et communications ;
- Suivre vos obligations légales et votre budget ;
- Automatiser les rappels et échéances importantes ;
- Collaborer efficacement entre administrateurs ;
- Et déléguer ponctuellement à des professionnels (gestion hybride) lorsque nécessaire.
Reprendre le contrôle de votre syndicat, c’est possible, et Cohabit peut vous y aider.
Important : chaque syndicat de copropriété possède une structure légale, financière et administrative qui lui est propre. Les étapes et obligations mentionnées dans cet article s’appliquent dans un cadre général, tel que défini par le Code civil du Québec et les lois en vigueur. Toutefois, des particularités peuvent s’appliquer selon votre déclaration de copropriété, vos règlements internes ou les ententes passées.
En cas de doute, il est fortement recommandé de consulter un professionnel accrédité : avocat spécialisé en droit de la copropriété, notaire ou gestionnaire certifié. Cet article se veut un point de départ pour guider votre réflexion et structurer votre démarche, mais ne remplace pas un avis juridique ou technique adapté à votre situation.
